Mianem e-księgowości określamy usługę, która pozwala w łatwy sposób wystawiać faktury, a nawet prowadzić samodzielną księgowość. To po prostu system, dzięki któremu wszystkie dokumenty oraz operacje finansowe są przetwarzane w sposób elektroniczny, dzięki czemu można zrezygnować z prowadzenia księgowości tradycyjną metodą papierową. Za tym idzie automatyzacja procesów księgowych, skrócenie czasu potrzebnego do ich wykonania oraz ułatwienie kontroli nad finansami firmy.
Na księgowość online składają się różne narzędzia, najczęściej w formie zintegrowanego oprogramowania — są to aplikacje nie tylko ułatwiające fakturowanie, ale również pozwalające między innymi prowadzić księgowość do VAT i PIT, sprawdzić stan magazynowy, zarządzać kadrami i płacami. Ponadto najczęściej istnieje możliwość integracji tych systemów z aplikacjami zewnętrznymi np. bankowością online, bądź platformami e-commerce.
Uproszczenie procesu fakturowania
Jednym z najważniejszych procesów księgowych jest fakturowanie. Dzięki aplikacjom do fakturowania, które oferuje e-księgowość, możliwe jest tworzenie i wysyłanie faktur w kilka sekund, a co za tym idzie - znaczne usprawnienie pracy. Jest to niezwykle istotne w przypadku przedsiębiorców, dla których czas jest niezwykle cenny. Większość aplikacji do fakturowania ma wbudowane także takie funkcje jak:
- automatyczne generowanie numerów faktur,
- zarządzanie listami faktur,
- przypisanie ich do konkretnych projektów lub zleceń,
- sporządzanie raportów, analiz oraz wydruków,
- integracja z systemami płatności.
Dodatkowym plusem korzystania z tej funkcji księgowości online jest możliwość dostępu do wszystkich faktur z dowolnego miejsca – nie trzeba jeździć do biura, wystarczy wyszukać interesującą fakturę po nadanym jej numerze.
Prowadzenie księgowości do VAT i PIT
Kolejnym z kluczowych obszarów, w którym księgowość online pełni ważną rolę jest prowadzenie księgowości do VAT i PIT.
Podatek VAT to inaczej podatek od wartości dodanej, nakłada się go na większość towarów i usług w Unii Europejskiej. W przypadku księgowości VAT aplikacje działające w ramach systemu e-księgowości pomagają w rejestrowaniu i rozliczaniu podatku VAT. Dzięki nim jest to dużo łatwiejsze i dokładniejsze, gdyż w przypadku podatku VAT istotne jest aby zostały zastosowane odpowiednie stawki podatku – w Polsce obecnie wynosi on 23% i 8%.
Podatek PIT to natomiast podatek dochodowy od osób fizycznych. Jego wysokość zależy od wysokości przychodów, zatem dzięki księgowości online rejestrowanie i rozliczanie podatku PIT jest dużo szybsze. Ponadto w przypadku firmy ważne jest śledzenie jej dochodów i wydatków, a także dokładne ustalenie jakie koszty można odliczyć od podatku dochodowego. W tym miejscu z pomocą przychodzi e-księgowość – dzięki niej wszystkie operacje są dokładniejsze i istnieje mniejsze ryzyko popełnienia błędu.
Zarządzanie kadrami i płacami
Systemy księgowości online znajdują zastosowanie również w zarządzaniu kadrami i płacami. Zarządzanie kadrami i płacami to procesy skoncentrowane na pracownikach: rekrutacja, selekcja, szkolenia, wynagradzanie i motywowanie, ocenianie, a także planowanie ich rozwoju. W tym zakresie e-księgowość może się sprawdzić przede wszystkim w:
- zarządzaniu płacami (naliczanie listy płac, rozliczanie pracowników, tworzenie i modyfikowanie list płac, automatyzowanie przelewów wynagrodzeń)
- tworzeniu umów i dokumentów (dokumenty potrzebne do zatrudnienia, umowy o pracę, dzieło czy zlecenie, zaświadczenia i świadectwa dla pracowników)
- zarządzaniu kadrami (ewidencja czasu pracy – weryfikowanie przepracowanych przez pracownika godzin, godzin nadliczbowych, nieobecności, zwolnień chorobowych, urlopów; prowadzenie elektronicznej dokumentacji – akta osobowe pracowników)
Integracja z aplikacjami zewnętrznymi
Systemy e-księgowości najczęściej oferują możliwość integracji z aplikacjami zewnętrznymi. Najczęściej są to integracje z systemami bankowymi, sklepami internetowymi oraz zewnętrznymi dyskami „w chmurze” typu Google Drive bądź Dropbox.
Integracja księgowości online z systemem e-commerce jest niezwykle ważna dla każdego właściciela sklepu internetowego. Wystawianie faktur jest dość czasochłonnym zajęciem, przez co docenią oni możliwości jakie daje e-księgowość. Pozwala ona na zautomatyzowanie procesu, zapewnia większą dokładność i mniejsza ryzyko błędu. Na dodatek ułatwia generowanie dokumentów, przez co można je wysłać klientom drogą mailową albo dołączyć do zamówienia.
W przypadku integracji e-księgowości z systemami bankowymi główną funkcjonalnością jest możliwość stałego monitorowania przepływów pieniężnych. Wszystkie dane dotyczące płatności, wpływów, wypłat itp. są automatycznie synchronizowane, co zwiększa efektywność i oszczędza czas. Pozwala to na lepszą kontrolę nad sytuacją finansową firmy oraz pozwala szybciej identyfikować problemy.
Dzięki integracji księgowości online z zewnętrznymi dyskami typu Google Drive czy Dropbox możliwe jest bezpieczne przechowywanie dokumentów w chmurze oraz łatwe udostępnianie ich innym użytkownikom. Jest to bardzo wygodne, gdyż zapewnia dostęp do ważnych dokumentów praktycznie z każdego miejsca na ziemi – wystarczy urządzenie z dostępem do internetu. Dzięki możliwości udostępniania dokumentów współpracownikom możliwe jest zwiększenie tempa pracy oraz przyspieszenie decyzyjności w firmie.
